Деловое письмо в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления

как написать деловое письмо Оформление документов

Деловые письма являются важной составляющей в сфере бизнеса. Если официальные письма грамотно составлены, они могут как поспособствовать заполучению новых партнеров, так и повысить имидж организации. Как же правильно составить этот документ и какие бывают официальные письма — читайте далее!

Деловое письмо — что это?

Деловое письмо — это документ деловой переписки, с помощью которого участники различных бизнес-процессов могут взаимодействовать между собой. Такие документы позволяют устанавливать партнерские отношения, договариваться о сотрудничестве, оперативно решать возникающие вопросы и так далее.

В официальных письмах важно придерживаться профессиональной этики, выражаться лаконично и четко, а также грамотно и корректно составлять их текст, указывая все необходимые сведения. Это повысит уровень вашего профессионализма вас в глазах клиентов и партнеров, поможет налаживанию контактов с ними.

Также стоит помнить, что некоторые официальные письма имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательств в судах.

Образец официального делового письма

Вне зависимости от типа делового письма можно выделить общую, универсальную структуру составления письма, его шаблон:

  1. Вступление, которое содержит в себе обращение, заголовок, основную цель документа (указывается не всегда) и реквизиты стороны-отправителя.
  2. Основная часть, где изложены суть и ключевые детали обращения.
  3. Заключение, в котором указываются фамилия, имя, отчество отправителя, его должность, пожелания (если они уместны в конкретном случае).

Крупные организации могут иметь собственные образцы деловых писем, в которых содержится фирменный логотип, название и уже вписаны реквизиты.

Типовой же образец делового письма выглядит следующим образом:

образец официального делового письма

Материал по теме: Как рассчитать окупаемость бизнеса

Деловое письмо на английском языке с переводом (образец оформления)

Такие письма необходимо составлять при сотрудничестве с иностранными компаниями, так как английский является международным языком. В целом их структура аналогична письмам на русском.

Сначала в верхнем левом углу указываются реквизиты отправителя в следующей последовательности:

  • имя руководителя;
  • его должность;
  • название компании, которую он представляет;
  • номер дома, улица;
  • город, индекс;
  • страна.

В верхнем правом углу указываются реквизиты получателя, последовательность такая же, как и в предыдущем пункте. При этом знаки препинания нигде не ставятся.

Важно помнить, что при написании имени нужно использовать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс — незамужняя девушка), Mrs. (миссис — замужняя женщина; также используется если отправитель не уверен в статусе женщины).

Под реквизитами (спустя 3 строки отступа) располагается дата. Она может писаться несколькими способами: October 21, 2020; October 21st, 2020; 21 October, 2020; 21st October, 2020.

Далее идет сам текст письма. Начинается он с обращения к адресату, как правило, со слов Dear… (Уважаемый…), затем следует полное имя получателя (здесь тоже необходимо указать Mr., Dr., Ms., Mrs.). Если имя неизвестно, то пишется: Dear Sir or Madam. Если обращение происходит к компании, то применяется конструкция: Dear Sirs.

После основного текста в левом нижнем углу пишется фраза Your sincerely (Искренне ваш). Ниже идет подпись, под ней имя отправителя, внизу за ним указывается его должность. Причем здесь важно отметить, что если письмо написано мужчиной, то рядом с именем не требуется никаких пометок. Если женщина, то в скобках рядом с именем желательно указать: (Mrs.) или (Ms.).

При необходимости после этого внизу могут быть указаны приложения к письму. Для этого используется сокращение Enc или Encs (с английского Enclosures — приложения).

Пример делового письма на английском языке:

образец делового письма на английском языке

Деловое письмо о сотрудничестве (образец оформления)

Цель письма о сотрудничестве — заинтересовать потенциального партнера, сделать ему выгодное предложение.

В шапке документа обязательно указываются реквизиты отправителя (верхний левый угол) и получателя (верхний правый угол). При обращении к конкретному лицу лучше указать его должность и полные фамилию, имя, отчество. При обращении к широкой аудитории можно придумать информативный заголовок-обращение для привлечения внимания.

В самом тексте письма о сотрудничестве стоит прописать следующие моменты:

  • лаконичные сведения о своей организации, времени ее существования, достижениях;
  • ясное, краткое предложение о своем предложении с указанием преимуществ и выгод для конкретного клиента;
  • обязательное указание на способы связи с вашей организацией, чтобы легко и быстро найти контакт.

Пример делового письма о сотрудничестве:

образец делового письма о сотрудничестве

Деловое письмо — просьба (образец оформления)

Такие варианты писем используются, если одной компании необходимо запросить услугу у другой. Например, нужно получить сведения о продукции/услугах, увидеть образцы товара, согласовать какие-либо действия и т.д.

Начало такого документа аналогично другим: прописывается шапка с реквизитами отправителя и получателя. Далее идет обращение к конкретному лицу или целой организации.

После чего следует «тело» письма. В нем важно указать причину и цель обращения, а также непосредственно просьбу. Последняя должна быть высказана с использованием производной формы от слова «просить»: Просим вас, Обращаемся с просьбой и т.д. Следует использовать вежливую форму обращения, можно включить небольшой комплимент в начале просьбы: Зная Ваши широкие возможности, Учитывая Ваш профессионализм и т.д.

образец оформления делового письма

Гарантийное деловое письмо (образец оформления)

Гарантийным письмом называют письменный способ подтверждения выполнения обязательств или условий в конкретный срок и в нужном объеме.

Внешняя форма такого документа аналогична предыдущим: шапка с реквизитами сторон, основной текст, заключение (с ФИО представителя организации, его должностью и подписью).

Но в гарантийном письме важно уделить внимание основному содержанию. Нужно конкретно описать, какие обязанности/услуги и т.д. должны быть выполнены, в какой срок, какая за них будет оплата и другие необходимые в конкретных случаях условия.

образец оформления гарантийного делового письма

Письмо партнерам (образец оформления)

В письмах партнерам, как правило, сообщается какая-либо информация, касающаяся дел совместного ведения. Например, о продлении сотрудничества, об истечении действия договора и т.д.

Структура такого письма будет типичной: шапка с реквизитами, обращение к конкретному лицу или организации, «тело» документа с указанием необходимой информации и заключение с указанием должности, ФИО и подписи представителя компании.

письмо партнёрам образец оформления

Письмо обращение (образец оформления)

Обращение необходимо для мотивации его получателя выполнить какое-либо действие действие, оказать услугу или рассмотреть какой-либо вопрос. С помощью таких писем можно запросить информацию, донести ее до заинтересованного лица, попросить о рассмотрении предложения или о проведении определенных процедур.

Структура такого документа типична. Основное отличие обращения в том, что оно должно быть мотивировано, в нем должна содержатся информация о том, куда, кому и для чего оно направлено, а также чего хочет автор.

Как правило, основная часть таких документов начинается со слов «Прошу…» .

образец письма-обращения

Письмо руководителю (образец оформления)

Подобные документы могут содержать:

  • требование;
  • просьбу;
  • обращение.

Отправлять такое письмо может не только сотрудник компании, но и физическое лицо, например, в адрес директора при недовольстве продукцией. В таком случае важно четко и доказательно излагать свои мысли.

Составляются такие письма аналогично предыдущим.

Письмо руководителю

Письмо в компанию (образец оформления)

Сюда можно включить любую переписку юридических лиц и граждан. Они могут содержать просьбы, жалобы, требования и т.д.

Особой структурой не обладают и составляются по обычным стандартам.

Письмо в компанию

Письмо контрагенту (образец оформления) (автору — краткое описание, что это и описание оформления)

Как правило, они касаются уточнения каких-либо рабочих моментов, потому как партнерские отношения между контрагентами уже налажены. Такие письма могут содержать обсуждение сроков доставки и оплаты товаров, информирование о смене реквизитов и т.д.

Письмо контрагенту

Правила написания делового письма

При написании деловых писем есть определенные стандарты оформления, которых лучше придерживаться:

  • использовать шрифт Times New Roman 12-го (или 14-го) размера с одинарным интервалом;
  • правый отступ должен быть ровно 1 см, остальные допускают колебания от 2 до 3 см;
  • лучше использовать фирменный бланк с уже указанными там реквизитами;
  • фиксировать номер документа в верхнем левом углу;
  • при более чем 1 странице включать нумерацию страниц;
  • все дополнительные массивные сведения лучше оформлять в качестве приложений.

Что касается содержания, то лучше применять клишированные, шаблонные фразы, избегать чрезмерной эмоциональности. Главное в документах — сдержанность, вежливость, четкость, конкретность, лаконичность, однозначность.

правила написания делового письма

Структура делового письма

«Шапка» документа регламентируется ГОСТом: рекомендуется размещать реквизиты отправителя в верхнем левом углу, получателя — в правом верхнем.

Реквизиты состоят из:

  • полного названия организации, ее адреса;
  • ИНН, КПП;
  • контактных данных, банковских реквизитах;
  • e-mail;
  • даты и номера письма.

После идет заголовок: извещение, уведомление, поздравление и т.д.

За ним вступление, которое должно начинаться со слов: «Уважаемый(ая) + (обращение по имени, отчеству)». Далее основная часть, где раскрывается суть вопроса/проблемы. После этого подводится итог и, возможно, выносится возможное решение проблемы.

В конце ставится должность, ФИО, подпись, можно написать контактные данные.

Виды деловых писем

Можно разделить на 2 категории:

  1. требующие ответа: обращения, требования, предложения и т.п.;
  2. не требующие ответа: приглашения, поздравления, благодарность и т.д.

По характеру деловую корреспонденцию можно поделить на:

  • коммерческую: запрос, оферта, претензия и т.д.;
  • некоммерческую: информационная рассылка, просьба и т.д.

В зависимости от адресата выделяют такие виды:

  1. циркуляры — когда отправляется нескольким лицам;
  2. обычное — от одной стороны к другой;
  3. коллективные — отправляется от группы людей.

Как написать деловое письмо на которое точно ответят

Основные ошибки в оформлении делового письма

В качестве основных ошибок выделяют:

  • излишнюю развернутость (лучше выводить обширную информацию в приложения);
  • использование узкоспециализированных терминов;
  • тавтологию;
  • грамматические и лексические ошибки;
  • нарушение структуры документа;
  • пренебрежение правилами оформления;
  • неполные реквизиты.
Оцените статью
Поделиться с друзьями
Добавить комментарий